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Como fazer ata de reunião no escritório

Grave a reunião no modo que identifica vários falantes, renomeie os participantes e gere a Ata Multifalante: sai um Word com participantes, pauta, discussões, deliberações, acordos com responsável, pendências e espaço para assinaturas. Data, hora e local ficam em branco para você preencher.

Passo a passo

1. Avise que a reunião será gravada

   Deixe o aviso registrado já com a gravação rodando. Em reunião com cliente, isso também organiza a expectativa sobre o que será formalizado depois.

2. Grave no modo Vários falantes

   A ata precisa saber quem disse o quê. Uma gravação transcrita como voz única não gera ata, porque não há como atribuir posições e acordos. O modo Vários falantes é do plano Premium.

3. Renomeie cada participante

   Troque Falante 1 e Falante 2 pelos nomes reais. Eles passam a valer no corpo da ata e no bloco de assinaturas.

4. Gere a ata e preencha o cabeçalho

   O documento sai com participantes, pauta na ordem em que foi discutida, síntese de cada ponto, deliberações, acordos com responsável e pendências. Data, horário e local ficam em branco de propósito: a gravação não tem essa informação.

Onde isso muda o dia a dia

Reunião de alinhamento com cliente, negociação, mediação e reunião interna terminam com combinados que costumam viver só na memória de quem participou. Duas semanas depois, cada lado lembra de um jeito, e o retrabalho aparece.

Com a ata gerada da própria gravação, o combinado sai por escrito no mesmo dia, com o responsável de cada ação registrado a partir de quem a assumiu na conversa.

O documento é editável

A ata sai em Word, não em PDF fechado, justamente porque ata quase sempre precisa de ajuste antes de circular. Você corta, acrescenta e formaliza no seu padrão antes de colher assinatura.