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Como transcrever reunião com cliente

Grave a reunião no modo que identifica vários falantes e transcreva: o texto sai como diálogo, com o que cada um disse. Do mesmo material você gera uma ata em Word com os acordos e os responsáveis, o que fecha o combinado por escrito no mesmo dia.

Passo a passo

1. Avise e grave

   Um aviso no início, com a gravação rodando, resolve. Além de transparente, deixa claro para o cliente que o combinado será formalizado.

2. Transcreva em Vários falantes

   Reunião tem no mínimo duas vozes, então é esse o modo correto. Ele separa o que você orientou do que o cliente relatou, o que é justamente o que interessa guardar.

3. Renomeie e revise os pontos sensíveis

   Coloque os nomes reais e passe os olhos nos trechos em que houve número, prazo ou valor: são os pontos em que a conferência humana mais rende.

4. Gere a ata e mande no mesmo dia

   Com a ata em Word, o cliente recebe por escrito o que foi combinado, com as ações e os responsáveis. Isso reduz mal-entendido e retrabalho depois.

O custo invisível de não registrar

Reunião sem registro gera dois problemas previsíveis: o cliente lembra de um combinado diferente do seu, e a informação que ele deu na conversa se perde justamente quando a peça precisa dela.

Registrar por escrito no mesmo dia é a forma mais barata de evitar os dois, e deixou de custar uma tarde de trabalho.

Sigilo

O áudio é apagado após a transcrição, o texto fica restrito à sua conta e nunca treina IA. Como o material de cliente é sensível por definição, esse ponto vale ser dito ao próprio cliente quando você avisa da gravação.